2. Teil: Qualitätsmanagement / 12

Der Aufbau eines Qualitätsmanagement-Systems Der Aufbau eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS) beginnt in der Regel mit der Beschreibung und Bewertung des Ist-Zustandes: Was tun MitarbeiterInnen, Leitung und Träger und wie wird es getan? Wie sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilt? Wie wird der normale Alltag gestaltet? Wie wird die eigene Arbeit eingeschätzt und bewertet? Die Analyse der vorhandenen Angebote, Tätigkeiten und Qualitätsstandards wird in Beziehung gesetzt zu dem eigenen Selbstverständnis und den Zielsetzungen der Einrichtung. Sie gibt Aufschluss darüber, welche Maßnahmen und Aktivitäten ergriffen werden müssen, damit die selbst gesetzten Ziele und ‘Versprechen’ (z. B. im Konzept der Tageseinrichtungen für Kinder) erreicht werden können. Je ‘dichter’ dies an den tatsächlich vorhandenen Abläufen im Alltagsleben geschieht, desto größer ist der Nutzen für die MitarbeiterInnen und die gesamte Organisation. Gerade bei komplexen Abläufen ist die Herstellung von Transparenz und eindeutigen Zuständigkeiten sowie die verbindliche Dokumentation der Tätigkeiten unverzichtbar. MitarbeiterInnen, LeiterInnen und auch Trägervertreter müssen sich selbstkritisch fragen, ob denn z. B. die pädagogischen Konzepte noch den Bedürfnissen der Familien entsprechen, den fachlichen Standards genügen und im Alltag auch wirksam und konsequent umgesetzt werden; oder ob die interne Kommunikation zwischen den KollegInnen und die Planung von Aktivitäten so organisiert ist, dass alle an einem Strang ziehen und die Tageseinrichtungen für Kinder nach außen ein einheitliches und vertrauensvolles Bild abgibt. Qualitätsmanagement bedeutet nicht das Aufstellen fremdbestimmter Regeln, sondern das eigenverantwortliche und vertrauensvolle Herstellen von Verbindlichkeit aller Beteiligten, zum Nutzen der Familien – eben zur ‘Kundenzufriedenheit’.

Das Qualitäts-Handbuch Das Qualitäts-Handbuch (QH) ist das zentrale Dokument im Rahmen des Qualitätsmanagements. Es stellt in komprimierter Form das Qualitätsmanagement-System einer Einrichtung oder eines Verbandes dar. Inhaltlich gehört zu dieser Darstellung die ausformulierte Qualitätspolitik einer Einrichtung oder eines Verbandes ebenso wie die Sammlung aller beschriebenen Prozesse. Der genaue Umfang und Detaillierungsgrad des Qualitäts-Handbuchs hängt ebenso wie seine konkrete Gestaltung letztlich ganz wesentlich von den spezifischen Interessen und Bedürfnissen der Einrichtung oder des Verbandes ab, der das Qualitätsmanagement-System erarbeitet. Die letzten Ausführungen deuten bereits an, welche spezifischen Ziele sich mit der Erarbeitung eines Qualitäts-Handbuchs verbinden. So ist hier beispielsweise das Ziel ‘Verbindlichkeit’ zu nennen, das seinerseits auch einen wesentlichen Baustein auf dem Weg zur Sicherung oder Erhöhung von ‘Kundenvertrauen’ darstellt. In sehr engem Zusammenhang mit den beiden genannten Zielen ist des Weiteren die ‘Transparenz’ zu nennen; Transparenz nach innen ebenso wie Transparenz nach außen. Die Aufbau- wie vor allem die Ablauforganisation haben in Folge des Handbuchs nicht mehr den Charakter einer ‘Black Box’ -, einer schwarzen Kiste. Jederzeit lässt sich überprüfen, ob die Praxis noch den vereinbarten (organisatorischen) Regeln entspricht oder nicht: Das Qualitäts-Handbuch dient damit als ständige Referenz bei der Verwirklichung und Aufrechterhaltung organisatorischer Regelungen. Auf Seiten der MitarbeiterInnen dürften vor diesem Hintergrund die Ziele ‘Sicherheit’ und auch ‘einfache Einarbeitung von (neuen) MitarbeiterInnen’ besondere Bedeutung erlangen. Trägt man sich in einem Verband oder einer Einrichtung schließlich mit dem Gedanken, sich zertifizieren zu lassen, muss das Vorliegen des Qualitätsmanagement-Handbuchs als Voraussetzung für eine solche ‘Zertifizierung’ angesehen werden. Angesichts solcher Ziele ist es ein ‘Muss für jedes Qualitäts-Handbuch’, klar und überschaubar aufgebaut sowie stets aktuell zu sein. Im Idealfall sieht ein Qualitäts-Handbuch bereits nach wenigen Wochen stark benutzt und abgegriffen aus.

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