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| Das Audit Wörtlich übersetzt heißt Auditierung oder Audit ‘Anhörung’. Ein Auditor hört Führungskräfte und MitarbeiterInnen eines zu auditierenden Bereichs an und stellt ihnen dabei Fragen, die es ihm ermöglichen, einen bestimmten Sachverhalt festzustellen. Dieser ‘Sachverhalt’ bezieht sich bei ‘Qualitätsaudits’ regelmäßig auf das Qualitätsmanagement-System einer Einrichtung oder eines Verbandes. Es geht darum, eine umfassende Beurteilung der Wirksamkeit und Dokumentation eines gesamten Qualitätsmanagementsystems zu erstellen. Das Qualitätsaudits ist eine unabhängige, systematische Untersuchung zweier grundsätzlicher Fragen:
Schauen wir uns die beiden verschiedenen Formen von Audits – interne wie externe – noch einmal genauer an. Stellt sich uns in der Praxis doch schließlich die Frage, welche der beiden Formen unseren jeweiligen Ansprüchen eher entspricht: Wann wählen wir interne, wann externe Qualitätsaudits? Ziele interner Qualitätsaudits sind, wie bereits oben ausgeführt, die Absicherung und Verbesserung des organisationseigenen Qualitätsmanagement-Systems. Zu diesem Zweck wird von eigenen MitarbeiterInnen, die unabhängig von denjenigen KollegInnen sind, die direkte Verantwortung für die zu auditierenden Tätigkeiten und Tätigkeitsbereiche haben, überprüft, ob bzw. inwieweit die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die zugehörigen Ergebnisse die organisationsintern vereinbarten Festlegungen erfüllen und ob die Wirksamkeit des Qualitätsmanagement-Systems gewährleistet ist. Im Einzelnen wird festgehalten, ob die Qualitätsziele und evtl. vorhandene gesetzliche Forderungen wirksam erreicht bzw. erfüllt werden, ob festgelegte Verfahren und Methoden den geforderten Qualitätsmanagement-Maßnahmen entsprechen und eingehalten werden und ob – last not least – Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden. So erhalten wir Aufschluss über Verbesserungspotenziale, indem ebenso Schwachstellen und Schnittstellenprobleme wie mögliche Prozessverbesserungen erkannt und Schulungsbedarfe ermittelt werden. Die Ergebnisse der internen Qualitätsaudits werden als "Qualitätsaufzeichnung" dokumentiert und den MitarbeiterInnen zur Kenntnis gebracht, die Verantwortung für den auditierten Bereich tragen. Diese haben im Hinblick auf möglicherweise erkannte Abweichungen in Abstimmung mit den für das Qualitätsmanagementsystem zuständigen Führungskräften alsbald Korrekturmaßnahmen zu planen und einzuleiten. Folgeaudits haben deren Verwirklichung und Wirksamkeit zu prüfen und aufzuzeichnen. Welcher Bereich einer Organisation wann, wie und von wem auditiert wird, entscheidet deren Leitung. Dokumentiert wird diese Entscheidung dann im Auditprogramm, das unter anderem den Auditjahresplan umfasst. Das Audit sollte in der Regel von mehr als einem Auditor durchgeführt werden. Dabei hat ein Auditorenteam folgende Vorteile: Die Auditfeststellungen stellen mehr als eine Einzelmeinung dar; die Auditoren können sich bei den Interviews mit Gesprächsführung und Dokumentation abwechseln und nicht zuletzt können sie sich auch bei Unklarheiten abstimmen. Das wichtigste Ziel externer Audits ist die Erbringung des Nachweises, das ein Qualitätsmanagement-System den vorgegebenen Normen entspricht. Initiiert werden kann es ebenso von Kunden wie auch von Behörden oder durch einen Auftrag der zu auditierenden Organisation selbst. Sofern ein externes Qualitätsaudit von einer unabhängigen, akkreditierten Institution durchgeführt wird, die Zertifikate für Qualitätsmanagement-Systeme vergeben darf, sprechen wir von einem Zertifizierungsaudit. Es wird zumeist im Auftrag der jeweils auditierten Organisation durchgeführt, kann mit deren Zustimmung durchaus aber auch im Auftrag einer anderen Partei erfolgen. Nutzen aus einer externen Zertifizierung ziehen insbesondere jene Einrichtungen, die ohne diesen von Externen verliehenen Nachweis ihr Geschäft nicht oder nur teilweise praktizieren können. Beispielhaft erwähnt seien hier Werkstätten für Behinderte, die als Lieferanten von Automobilherstellern deren Vorgabe Rechnung tragen müssen, dass sie nur mit zertifizierten Lieferanten zusammenarbeiten. Ohne Zertifikat wäre ihr Lieferantenstatus beendet. Ein anderes Beispiel ist die von den Krankenkassen angestrebte Qualitätsvereinbarung mit den Krankenhäusern auf KTQ-Basis. Hier wie auch in vielen anderen Bereichen des Sozial- und Gesundheitswesens will der Kostenträger verbindliche, normierte Qualitätsvereinbarungen zur notwendigen Voraussetzung für die Zulassung zum jeweiligen Dienst am Menschen machen. Mit Blick auf das Verfahren der Auditierung in einer Einrichtung oder in einem Verband unterscheiden sich interne und externe Qualitätsaudits nur unwesentlich, so dass hier auf die entsprechenden obigen Ausführungen verwiesen wird. Beim Zertifizierungsaudit kommen allerdings noch einige Schritte hinzu: So geht z. B. bei der ISO der schriftliche Bericht, der den Handlungsbedarf und die Verbesserungspotentiale aufzeigt, zur Qualitätsmanagement-System-Begutachtung und Zertifizierungsentscheidung an einen externen Zertifizierungsausschuss. Dieser erteilt das Zertifikat bei positiver Entscheidung für 3 Jahre (Gültigkeitsdauer). Vor Ablauf des 1. und des 2. Jahres sind so genannte Überwachungs- oder Förderaudits durchzuführen. Große Träger mit einer größeren Zahl tendenziell gleichartiger Einrichtungen haben die Möglichkeit, aus Zertifizierungsgründen ein sogenanntes Matrix-Audit zu beantragen. Dieses ist deutlich kostengünstiger als die Summe vergleichbarer Einzelaudits. Beim Matrix-Audit sind der auditierenden Gesellschaft, beispielsweise der DGQ, alle in Frage kommenden Einrichtungen mit einem gleichartigen Qualitätsmanagementsystem eines Trägers zu nennen. Die auditierende Gesellschaft wählt dann nach dem Zufallsprinzip einen Teil dieser Einrichtungen aus und überprüft diese stellvertretend für alle darauf, ob sie über ein zertifizierungsfähiges Qualitätsmanagement-System verfügen. Es ist zu begrüßen, wenn alle Tageseinrichtungen für Kinder über ihre Spitzenverbände eine solche Möglichkeit der Matrix-Zertifizierung auf der Grundlage eines verbindlichen Rahmens erhalten. |
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